Project management yang baik dapat memberikan kesuksesan besar pada suatu program pada perusahaan tersebut. Tentunya akan mendatangkan pertumbuhan revenue dan customer acquisition lebih baik dan besar lagi dari pada sebelumnya.
Ketika awal belajar project management maka bisa saya sarankan untuk mengenal ketiga fase yang berada pada project management lifecycle, dengan begitu kita bisa beradaptasi dan menerapkan project management lebih awal demi kesuksesan sebuah projek dan program.
1) Initiation Project
Pada fase awal ini biasanya kita akan berdiskusi dengan stakeholder pada perusahaan seperti designer, marketer, developer, business owner, dan lainnya untuk membahas projek yang akan dibuat nantinya secara details. Kita dapat menggunakan software seperti Trello, Jira, atau Notion dalam proses brainstorming projek tersebut.
Kita akan menyusun tujuan utama dari projek dibangun lalu untuk siapa, setelah itu dapat melakukan riset mendasar terkait kebutuhan pengguna dari projek tersebut sehingga segala sesuatu berupa fitur sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Di tahap awal ini juga kita akan membuat sebuah project charter yang berisi judul projek, deskripsi singkat, hardware dan software yang dibutuhkan, hasil akhir dari projek berbentuk seperti apa (fisik/digital), dan juga poin penting lainnya sehingga seluruh stakeholder memiliki gambaran jelas untuk memulai projek tersebut.
2) Timeline Planning
Setelah seluruh informasi dasar dari projek tersebut sudah lengkap maka kita bisa lanjut mempersiapkan timeline dari projek tersebut, pada timeline tersebut kita juga akan menyusun beberapa milestones dan tenggat waktu dalam setiap tugas.
Penyusunan timeline tidak boleh sembarangan dan wajib dibarengi dengan lead dari setiap divisi karena setiap leader mengerti kemampuan dari setiap team member pada divisi tersebut. Pada proses ini biasanya akan memakan waktu 5-10 hari dan tergantung dari besar kecilnya sebuah project scope yang akan dikerjakan.
Project manager bersama dengan stakeholder lainnya juga perlu menyusun sebuah risk management untuk setiap kendala yang akan datang misalnya perubahan kebutuhan pengguna, tersedianya pembeharuan teknologi yang digunakan, atau budget yang terbatas pada projek tersebut, wajib disusun sedari awal sebagai prediksi utama.
3) Tasks Execution
Pada fase ini seluruh orang bekerja berdasarkan tugas yang diberikan oleh team leader dari setiap divisi, project manager juga akan terus memantau setiap harinya demi menjaga kestabilan dalam kerja sama antar divisi.
Project manager selalu berkomunikasi dengan team leader pada setiap harinya untuk pantau progress yang telah dibuat oleh masing-masing divisi dan apabila adanya sebuah masalah maka perlu mencari solusi terbaik pada projek tersebut.
Keahlian kepemimpinan (leadership) dari seorang project manager memiliki peran penting demi kesuksesan selama fase task execution, karena jika jiwa kepemimpinannya rendah maka sulit mendapatkan solusi terbaik dari setiap kendala yang ada. Selain itu juga project manager perlu mengasah skills quality assurance demi memastikan bahwa setiap task yang sudah selesai sesuai kriteria dari projek tersebut.
4) Closure Moment
Projek dapat dikatakan selesai apabila project manager bersama setiap leader dari divisi telah meng-checklist seluruh kriteria dari projek tersebut. Project manager juga perlu membuat dokumentasi terkait projek tersebut yang di dalamnya berisi kendala apa saja yang dialami lalu solusinya seperti apa, lalu juga ada informasi tentang merawat projek tersebut agar bisa terus berjalan sebagaimana mestinya.
Pada tahap ini juga kita akan mengundang seluruh stakeholder lainnya termasuk business owner atau klien dari projek tersebut untuk menyaksikan final demo projek sehingga business owner atau klien dapat memberikan feedback pada saat itu juga.
Apabila seluruh point sudah sesuai maka klien atau business owner dapat memberikan tanda tangan pada dokumen serah terima yang mengartikan bahwa projek tersebut sudah selesai, biasanya nanti akan ada dokumen lanjutan di mana setiap team masih memiliki tanggung jawab dalam menjaga projek tersebut tetap berjalan.
Kesimpulan
Sebagai seorang project manager yang memiliki tanggung jawab besar seperti di atas, penting untuk terus melatih soft skills seperti public speaking, leadership, sales, dan lainnya. Orang lain akan melihat pekerjaan kita mudah ‘ah cuma nyuruh-nyuruh doang’, tapi sebenarnya lebih dari sekedar itu yang di mana kita perlu menjaga dan memastikan projek dapat selesai.
.png)
